Der Unterschied zwischen einem Hochzeitsplaner und einem Bankettleiter/ Salesmitarbeiter einer Location ist sehr oft für viele Paare nicht verständlich. Deshalb haben wir hier Erklärungen und ein paar Unterschiede zusammen getragen.
In großen Hotels gibt es klassisch ein Sales-Team für den Verkauf und die Vorab-Betreuung der Veranstaltung. Am Tag selbst sind die Sales-Mitarbeiter oft nicht da, wenn sie von montags bis freitags arbeiten. Es erfolgt in solchen Fällen intern eine Übergabe an das Bankett- oder Serviceteam mit einem Bankett- oder Restaurantleiter. Sehr oft verunsichert es die Paare, dass am Tag der Hochzeit der Ansprechpartner nicht anwesend ist.
In anderen Locations wie Eventlocations und Restaurants, in denen viele Events und Hochzeiten im Jahr stattfinden, gibt es meistens auch einen Salesmitarbeiter/in oder Bankettleiter/in, der zuständig ist für das Planen der Events. Manchmal wird diese Person auch als Eventmanager/in, Veranstaltungskoordinator/in oder Hochzeitsplaner/in des Hauses betitelt.
Die Aufgabe dieser Person ist es Veranstaltungen für die Location zu verkaufen und die Events bestmöglich vorab zu betreuen. Oft gibt es Ausssagen, dass man als Paar bestens aufgehoben ist und auch Empfehlungen für Hochzeitsdienstleister bekommt.
Fakt ist aber, dass die meisten Location-Mitarbeiter oft sehr viele Veranstaltungen im Jahr betreuen müssen und den meisten Paaren für die Planung ihrer Hochzeit nicht genügend Zeit widmen können: Während ein Business-Event viele Absprachen schriftlich macht und evtl. einen Vorabtermin beansprucht, so reicht das den meisten Brautpaaren nicht, um alle Fragen und Details rund um die Hochzeit zu besprechen. Die meisten Paare wünschen sich zwei oder mehr Termine in der Location, sowie ein Probeessen und weitere schriftliche Fragen oder Telefonate. Manchmal kommen außerdem Verwandte und Freunde mit weiteren Fragen hinzu. Es ist verständlich, dass ein Location-Mitarbeiter einerseits nur die Fragen klären kann, die mit der Location zu tun haben und andererseits auch nur begrenzt Zeit hat. Man bedenke die viele Arbeit, wenn es jede Woche 2 oder mehr Events in der Location gibt.
Grundsätzlich ist in jeder Location die Frage, ob der Ansprechpartner während der ganzen Planungszeit bestehen bleibt und am Tag der Hochzeit anwesend ist. In der Gastronomie und Hotellerie ist eine hohe Fluktuation üblich, so dass sehr oft innerhalb eines Planungsjahres der Ansprechpartner wechselt.
Wenn am Tag der Hochzeit der Bankett-/Salesmitarbeiter/in tatsächlich anwesend ist, dann meist nicht permanent. In der Regel schauen sie, ob alles funktioniert und arbeiten dann nebenbei andere Dinge im Büro ab. Meistens bleiben sie auch nicht den ganzen Abend, sondern sind nur tagsüber da.
Das heißt, selbst wenn die Location für viele Hochzeiten gebucht ist und eine gewisse “Routine” hat, so lohnt es sich immer einen Hochzeitsplaner als “neutralen Berater” für alle Fragen innerhalb und außerhalb der Location zu engagieren. Außerdem stellt man als Paar damit sicher, dass man eine Person an seiner Seite hat, die während der kompletten Planungszeit und am Tag der Hochzeit anwesend ist und weiß, sowie sicherstellen kann was besprochen wurde.
Ein Bankettleiter / Salesmitarbeiter ist nur zuständig für Location-Fragen:
- Ein Mitarbeiter/in einer Location hat in der Regel Zeit für 1-3 Termine in der Location mit dem Paar.
- Die Zuständigkeit des Location-Mitarbeiters/in betrifft nur alle Fragen, die mit der Location zu tun haben. In der Regel ist das ggf. der Check-in ins Hotel und der Tagesablauf nach der Trauung bis zum Ende der Feier abends (ohne alle Fragen zu externen Dienstleistern).
- Die Empfehlungsliste der Location (falls vorhanden) beinhaltet meistens Dienstleister, die für die Location “bequem” sind, d.h. die Location kennen und “nicht viel Arbeit machen”.
- Dies sind aber sehr oft nicht immer die besten Dienstleister und auch nicht für das Paar individuell ausgesuchte Dienstleister.
- Die Empfehlungsliste wird nicht oft aktualisiert oder sogar von ehemaligen Kollegen übernommen, so dass auch die Qualität der Dienstleister nicht immer gewährleistet ist. Es wird auch vorab nicht erfragt, ob diese am Wunschtag überhaupt verfügbar sind.
- In Locations gibt es Dienstpläne mit Schichtdiensten. Ein Bankett- oder Salesmitarbeiter/in ist sehr oft am Tag der Hochzeit nicht anwesend und “übergibt” die Hochzeit an einen Kollegen/in, d.h. dort gehen manchmal Informationen verloren.
- Sollte er/sie anwesend sein, so sind dies begrenzte Stunden, keinesfalls der ganze Tag und Abend.
- Dadurch dass der Bankett- / Salesmitarbeiter/in oft gar nicht oder nicht bis zum Ende anwesend ist, werden die dazu gebuchten Dienstleister wie z.B. ein DJ auch gar nicht live erlebt. Sie werden nur “nach bestem Wissen und Gewissen” empfohlen.
- In der Gastronomie und Hotellerie ist es üblich, dass das Personal jedes Jahr wechselt. Dieser manchmal sogar mehrmalige Wechsel des Ansprechpartners während der Planungszeit verunsichert viele Paare.
- D.h. nicht besprochen werden viele Themen wie Einladungskarten, Brautmoden, Ringe, Fragen zur Trauung, Anmeldung zur Trauung, Ablauf der Trauung, evtl. Suche nach anderen Locations für den Vortag, die Trauung, eine Location für den Brunch am Folgetag oder die Recherche einer Kirche. Außerdem Fragen rund um das Thema Brautauto, Transport und Shuttleservice, Geschenke für die Gäste oder Trauzeugen, Blumen und Dekorationen, Ideen für liebevolle Details, Kommunikation mit den Gästen, Recherche, Verfügbarkeitscheck und Buchung von besonderen Dienstleistern, Empfehlungen für Musik und Entertainment, inkl. Liedern und Dienstleistern, Recherche und Buchen von weiteren Hotels, Beratung bei der Tagesplanung vom Brautstyling bis zum Mitternachtssnack oder Brunch am Folgetag, Beratung bei allen Verträgen etc.
Ein externer Hochzeitsplaner hat viele Vorteile und zusätzliche Aufgaben:
- Wir Hochzeitsplaner(innen) sind Vermittler zwischen dem Paar und der Location/ den Dienstleistern.
- Grundsätzlich sind wir von der Locationsuche bis zur Dankeskarte gerne behilflich.
- Durch die langjährige Erfahrung wissen wir welche Preise normal oder überteuert sind und wo sinnvolles Sparpotenzial ist.
- Das Paar hat stets einen externen Berater/in für alle Verhandlungen und Verträge.
- Wir planen alle Tage rund um das Event, einschließlich Vortag und Folgetag, wenn gewünscht.
- Wir verbringen sehr viel mehr Zeit mit dem Paar und kennen daher die Wünsche des Paares genauer, so dass wir mit der Location und den Dienstleister stets das Beste für das Paar erreichen können.
- Grundsätzlich sind die Termine und Länge der Termine mit dem Paar nicht limitiert.
- Unsere Dienstleister-Empfehlungen für das Paar werden gezielt recherchiert und gewählt.
- Wir sortieren vorab welche Dienstleister verfügbar sind und empfehlen sie erst dann.
- Wir holen Vergleichsangebote ein und beraten bei allen Budgetfragen.
- Unsere Empfehlungen werden stets überprüft und “live miterlebt”.
- Alle oben im letzten Punkt genannten Dinge werden mitgeplant. Große Bereiche sind da die Trauung mit allen Fragen rund um die Anmeldung und den Ablauf. (Wer sitzt wo? Wie kommt die Braut rein? Wie zieht das Paar aus? Wo ist der Empfang? usw.)
- Ein großer, schöner Part sind auch die Dekorationen und Blumen. In den Locations sind meist nicht sehr festliche Kerzenleuchter. Das Paar muss meistens Blumen, Kerzenständer, evtl. Platzteller oder farbige Servietten, Tischdecken, Hochzeitstorte, Candybars etc. leihen und mitbingen. Wir helfen alle Dinge zu recherchieren, buchen und beim Aufbau am Tag der Hochzeit.
- Am Tag der Hochzeit sind wir auf jeden Fall persönlich vor Ort und helfen dem Paar und den Gästen. Außerdem sind wir Ansprechpartner für die Location und die Dienstleister, so dass alle Gäste in Ruhe mit dem Paar feiern können.
- Sollte der Ansprechpartner der Location nicht anwesend sein, so ist trotzdem jemand da, der genau weiß was das Paar möchte und kann sicherstellen, dass alle Details wie besprochen umgesetzt werden.
- Wir sind dem Fotografen behilflich bei den Paar- und Gruppenfotos.
- Wir sorgen dafür, dass es allen Gästen und dem Paar gut geht und jeder weiß wie es wann und wo weitergeht.
- Unser Notfallkoffer für das Paar und die Gäste beinhaltet u.a.: Sicherheitsnadeln, Nähzeug, Mückenspray, Sonnencreme, Pflaster, Kopfschmerztablette, Fleckenstift, Scheren, Stifte, unglaublich viele Dinge zum Aufbauen und Reparieren, bis hin zur Gartenschere usw.
Die Begleitung am Tag der Hochzeit kann bei uns auch extern gebucht werden, wenn man seine Hochzeit alleine planen möchte.
In dem Fall gibt es einen Vorab-Termin und eine “Übergabe”, bei der wir viele Tipps und Empfehlungen geben können.
Unser Ziel ist es, dass das Paar am Tag der Hochzeit entspannt feiern kann.
